프로젝트를 진행하다 보면 일정이 엉키고, 담당자와 커뮤니케이션이 어긋나고, 마감 기한을 놓치는 일이 생기곤 합니다. 특히 비대면 근무나 다양한 외부 인력과 함께 협업할 때는 더더욱 업무 흐름을 한눈에 파악하기 어렵습니다.
이럴 때 필요한 것이 바로 클라우드 기반 프로젝트 관리 툴입니다. 노션, 아사나, 트렐로는 대표적인 도구로, 각기 다른 특성과 강점을 지니고 있습니다.
이번 글에서는 이 세 가지 툴을 기능, 사용성, 팀 규모에 맞춰 상세 비교하고, 어떤 유형의 팀이나 업무에 어떤 툴이 적합한지 구체적으로 안내드리겠습니다.
1. 노션 – 자유도 높은 올인원 협업 툴
노션은 단순한 노트앱이 아닙니다. 페이지 기반 구조를 통해 문서 작성, 데이터베이스 구축, 캘린더, 칸반보드, 테이블, 갤러리 뷰까지 지원하는 올인원 협업 플랫폼입니다.
주요 기능:
- 문서 + 데이터베이스 + 일정관리 + 협업 댓글
- 페이지 안에 다양한 뷰 삽입 가능 (칸반, 테이블, 리스트, 갤러리 등)
- 템플릿 다양성 (프로젝트 관리, 회의록, 업무일지 등)
- 슬랙, 구글드라이브, 깃허브 등 다양한 외부 툴 연동 가능
장점:
- 완벽한 자유도 – 원하는 레이아웃 구성 가능
- 디자인이 깔끔하고 직관적
- 글쓰기 기반 팀에게 특히 적합 (기획자, 마케터, 작가 등)
단점:
- 정형화된 워크플로우가 없어서 처음 설정 시 어려울 수 있음
- 대형 프로젝트에선 복잡한 구조 관리가 부담될 수 있음
추천 대상: 콘텐츠 중심 스타트업, 문서 협업이 많은 팀, 자유로운 업무 구성 필요 시
2. 아사나 – 체계적인 프로젝트 중심 운영
아사나는 명확한 업무 흐름과 팀 관리 체계를 제공하는 프로젝트 중심 관리 툴입니다. 특히 업무의 흐름(Workflows)을 체계적으로 설정하고, 마감 기한과 책임자를 명확히 하는 데 강점이 있습니다.
주요 기능:
- 작업 단위(Task) 기반의 프로젝트 구조
- 하위 작업(Subtask), 종속 작업 설정 가능
- Gantt Chart(타임라인) 뷰 제공
- 자동화 기능 (예: 마감일 자동 설정, 작업 이동)
장점:
- 조직형 팀에 적합한 워크플로우 제공
- 역할 분담 및 책임 추적이 쉬움
- Slack, 구글캘린더, Zoom 등과 연동 가능
단점:
- 자유도는 낮고, 구조에 맞춰 사용해야 함
- 복잡한 UI는 초보자에게 진입장벽이 있음
추천 대상: PM 중심 IT 개발팀, 복잡한 일정 조율이 필요한 기업, 팀 간 협업이 많은 환경
3. 트렐로 – 직관적이고 가벼운 칸반형 보드 툴
트렐로는 가장 직관적인 협업 툴로 알려져 있습니다. 카드와 보드 기반의 칸반 시스템으로, 업무의 흐름을 시각적으로 한눈에 보여주는 데 강점이 있습니다.
주요 기능:
- 리스트(단계) 안에 카드(작업)를 이동하며 진행 상황 시각화
- 카드마다 마감일, 담당자, 체크리스트, 첨부파일 설정 가능
- 자동화 기능 (버틀러)
- 외부 툴 파워업(구글 드라이브, 캘린더 등) 추가 가능
장점:
- 시각적인 업무 구성에 최적화
- 초보자도 쉽게 적응 가능
- 가볍고 빠르게 프로젝트 설정 가능
단점:
- 작업 간 종속성, 세부 흐름 설계는 한계 있음
- 대규모 프로젝트에는 확장성이 떨어질 수 있음
추천 대상: 소규모 팀, 디자인/콘텐츠 기획팀, 간단한 프로젝트 또는 아이디어 정리
비교 정리: 어떤 툴이 내 팀에 맞을까?
세 가지 툴은 각기 다른 철학과 구조를 가지고 있습니다. 단순히 기능만 비교하기보다, 팀의 성격과 업무 방식에 맞는 도구를 선택하는 것이 중요합니다.
| 툴 | 장점 | 단점 | 추천 팀 |
|---|---|---|---|
| 노션 | 높은 자유도, 콘텐츠 중심 | 초기 설정 난이도 | 기획/마케팅/디자인 팀 |
| 아사나 | 구조화된 일정 관리 | 초기 진입장벽 | IT 개발팀, 스타트업 조직 |
| 트렐로 | 직관적인 UI | 복잡한 프로젝트에는 한계 | 소규모 팀, 프리랜서 그룹 |
결론 – 툴보다 중요한 건 팀의 ‘습관’입니다
프로젝트 툴을 바꾼다고 일이 갑자기 잘 돌아가지는 않습니다. 툴은 도구일 뿐, 중요한 건 팀원들이 얼마나 자발적으로, 지속적으로 툴을 사용하는가입니다.
따라서 툴을 도입할 땐 다음을 함께 고려하세요:
- 공통 문서/프로젝트 구조 합의하기
- 정기 리뷰 회의에서 툴 내 작업 상태 확인하기
- 업무 흐름을 문서화하고 팀원 onboarding 문서 만들기
노션, 아사나, 트렐로 중 어떤 툴이든 한 번 결정했다면 최소 2~3개월은 꾸준히 사용해보며 팀에 맞는 방식을 찾아보는 것이 중요합니다. 툴은 팀을 바꾸지 않습니다. 하지만, 팀을 더 잘 정리하고 이어주는 강력한 무기가 될 수 있습니다.
오늘, 여러분의 프로젝트에 딱 맞는 협업 도구를 선택해 보세요. 일의 흐름이 달라지는 경험을 하게 될 것입니다.